GDPR & Personuppgifter

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Bostadsrättsföreningen Frösundet 1 behandlar personuppgifter om dig när du söker medlem­skap i föreningen och under tiden som du är medlem. Även efter din tid i föreningen kommer dina personuppgifter att finnas kvar i våra register. Det är ett lagkrav i ex­empelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen. En personuppgift är all slags infor­mation som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Din integritet är viktig för oss och vi har rutiner för hur information om dig ska hanteras och skyddas.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Bostadsrättsföreningen Frösundet 1 [organisationsnummer 769601-8964] är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk­ och ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer regelbundet.

Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen via e-­post:  info@frosundet1.se

NÄR DU SÖKER MEDLEMSKAP
När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informatio­nen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.

NÄR DU ÄR MEDLEM I FÖRENINGEN
Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.

Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:

  • varje medlems namn och postadress,
  • tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen
  • den bostadsrätt som medlemmen har.

Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.

Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:

  • lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen,
  • dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen,
  • bostadsrättshavarens namn, och
  • insatsen för bostadsrätten.

Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.

Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.

Föreningen komma att notera information om dig även i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störnings­ anmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer förening­ en också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.

GRANNSAMVERKAN
Brf Frösundet1 deltar i Grannsamverkan och alla hushåll har gett samtycke till att email address och telefonnummer får användas för kommunikation inom föreningen runt grannsamverkan och för att skicka ut allmän information från styrelsen.

SAMTYCKE
I vissa andra fall behöver föreningen ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Det gäller exempelvis om föreningen behöver behandla dina hälsouppgifter, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera kontaktuppgifter till dig utöver adress eller lämna ut dina personuppgifter för andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare).

Samtycke är frivilligt och inhämtas på en särskild blankett. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

HUR LÄNGE BEVARAS DINA PERSONUPPGIFTER?
Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Det­ samma gäller lägenhetsförteckningen.

Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består.

Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter.

När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommu­nen och banken med flera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras.

När du har beviljats utträde ur föreningen och om det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifterna ef­tersom det annars kan påverka föreningens möjlighet tillvarata rättsliga anspråk. Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i ex­ empelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att fören­ingen ska kunna tillvarata rättsligt anspråk.

Annonser